Il crescente sviluppo telematico di molte delle attività di Teleart ha reso sempre più importante e urgente pensare ad un sistema di relazioni con l'utenza che integri efficacemente i canali telefonici con quelli telematici: il Contact Center.

Sono però assai diffusi Call Center e Contact Center di bassa qualità, con personale occasionale, impreparato e non motivato, il cui scopo sembra essere a volte più quello di frapporre una barriera tra gli uffici e gli utenti che non quello di gestire efficacemente il servizio, con una crescente immagine negativa associata a queste denominazioni. Ciò è esattamente l'opposto rispetto agli obiettivi di Teleart, che considera l'orientamento alla gestione integrata delle relazioni con l'utenza come una tematica centrale e strategica per gli obiettivi di funzionalità, efficacia e comunicazione.

Partendo dalle prime esperienze nella realizzazione del Call Center dedicato alle prenotazioni per il Cenacolo Vinciano (più di tre milioni di prenotazioni in 7 anni di attività con oltre 12 milioni di contatti informativi), Teleart si è via via dedicata a sviluppare servizi specifici. Lo scopo è stato quello di consentire ad un pubblico sempre più vasto l'accesso ad informazioni, prenotazioni e prevendite relative ai siti museali e agli eventi temporanei promozionati dall'azienda. Allo stesso tempo sono state curate le specifiche utili ad identificare e fidelizzare il proprio pubblico-cliente, attivando tutte le competenze necessarie ai gestori di siti museali ed eventi temporanei per curare le relazioni con i clienti-visitatori (siano essi clienti individuali, scuole, tour operator, agenzie di viaggio, gruppi, ecc.) secondo i moderni principi del “CRM” (Customer Relationship Management, Gestione della Relazione con i Clienti).

Teleart offre ai propri clienti una serie di servizi caratterizzati dall’assenza di commercializzazione del marchio Teleart come gestore del servizio proposto, identificando sempre i siti museali del committente. Questo perché la missione di Teleart è quella di aprire, attraverso il Contact Center, il maggior numero di canali di vendita di biglietti, servizi e prodotti al pubblico museale, utilizzando i migliori supporti tecnologici possibili e diminuendo allo stesso tempo il personale impiegato elevandone il rendimento specialistico.

Questo nuovo metodo di lavoro è basato su un sistema telefonico informatizzato di supporto ad un Call Center, una web farm proprietaria che consente di ospitare i siti internet dei musei gestiti dall’azienda e attivare le prenotazioni via web, ed una rete di vendita territoriale in franchising con oltre 100 punti dislocati in negozi principalmente nel Triveneto. Il coordinamento dei differenti servizi permette, quindi, un rapporto con la clientela attraverso diversi canali di vendita che consentono di partire dalla comunicazione ed informazione per arrivare sino alla vendita ed al service finanziario per i clienti Business.

Il Call Center è situato a Venezia e dispone di oltre 100 linee telefoniche e 24 posti operatore, dotati di tecnologia informatica d’avanguardia, con un numero rilevante di risponditori automatici collegati ad un impianto di arborescenza vocale (IVR, Interactive Voice Response). Questo consente l’inserimento di informazioni vocali computerizzate 24 ore su 24, fornendo agli utenti tutte le informazioni, provenienti esclusivamente dalle singole istituzioni committenti, circa orari e accessibilità del luogo, programmi di eventi speciali e visite guidate, mostre, corsi e conferenze, aggiornamenti quotidiani dei calendari e delle iniziative, specifiche informazioni per scuole e per gruppi organizzati.

L’azienda può inoltre attivare numeri telefonici unici nazionali, tra cui è attualmente attivo il numero 199.199.100, riferimento sin dal 1999 per le esposizioni temporanee, e il numero 199.199.111 dell’Associazione Civita, dedicato alle grandi mostre italiane.

Nel corso del 2003 Teleart è stata riconosciuta dal Ministero delle Attività Produttive tra le aziende meritevoli di un contributo statale per l’avvio delle attività di vendita su internet, come previsto dal “2° bando e-commerce legge 388/2000”. Grazie a questa opportunità, l’azienda ha realizzato un’interfaccia web collegata con il sistema di prenotazione telefonica basata su WebObject (uno dei migliori supporti internet sul mercato prodotto dalla Apple) che consente la totale condivisione dei posti disponibili. Tramite collegamento sul sito ufficiale di ciascun museo, l’utente finale potrà trovare un link relativo alla prevendita del biglietto. Tali pagine web saranno realizzate in modo “private label” secondo le caratteristiche grafiche del sito ufficiale.

Teleart dispone di una propria “server farm”, in parte allestita in housing in parte in outsourcing presso una società primaria del settore, che gli consente di svolgere tutte le funzionalità necessarie alla realizzazione di pacchetti integrati su Internet.  Nello specifico Teleart si occupa di realizzare, ospitare (“hosting”) e gestire gli aggiornamenti dei siti di musei, eventi e manifestazioni; di definire la registrazione delle possibili denominazioni (i cosiddetti “domini”) di questi medesimi siti e di supportare, con attività di web-marketing, la presenza degli stessi nei principali motori di ricerca e portali (i siti specifici dedicati ad un settore) curandone i collegamenti diretti (“link”) con i siti ufficiali dei musei in modalità “private label” (mantenendo cioè la grafica del sito ufficiale).

Teleart ha attivato diverse linee di vendita e distribuzione, utilizzando numerose modalità di pagamento rivolte ai clienti del grande pubblico (Business to Consumer, “B2C”), ma anche formule contrattuali specifiche rivolte a particolari categorie di clienti selezionati (“clienti maggiori”) identificati per volume d’affari significativi (Business to Business, “B2B”). I clienti business, oltre un centinaio tra i maggiori operatori nazionali ed esteri del settore turistico (Tour Operator, Tour Organizer e Agenzie di Viaggio) specializzati nel settore Incoming che operano sul territorio nazionale, accedono ai servizi loro offerti sia attraverso il Call Center che attraverso internet, utilizzando apposite procedure dedicate che garantiscono loro una serie di privilegi.

Attraverso Teleart è possibile inserire qualunque museo o evento in un più ampio circuito di vendita, sfruttando una rete interamente dedicata alla prevendita e al booking di siti museali ed eventi temporanei. Oltre al circuito BoxOffice Italia, in grado di distribuire sul territorio nazionale i biglietti per concerti, spettacoli, manifestazioni ed esposizioni temporanee d’arte tramite oltre 600 punti vendita, Teleart ha predisposto la prevendita dei biglietti attraverso reti telefoniche e commerciali diffuse sul territorio nazionale, in grado di creare eventuali punti dedicati, anche temporanei, attivati ad hoc per la singola istituzione museale. Teleart, infatti, dispone di un software che, oltre ad essere omologato dal Ministero delle Entrate per l’emissione di biglietti fiscali secondo la recente normativa, permette di attivare a basso costo punti vendita esterni.

Teleart è in grado di svolgere per conto dei committenti il servizio di prenotazione e vendita di biglietti e servizi, incassando tutti i proventi, registrandoli a corrispettivo “in conto terzi” e riversando l’intera cifra ai diversi agenti contabili nei tempi e nei modi stabiliti.